صورتجلسه سندی است که در آن مباحث مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات انجام شده در یک جلسه به طور خلاصه و دقیق ثبت می‌شود. نوشتن صورتجلسه ی دقیق و منظم، برای ثبت وقایع جلسات انجمن اولیا و مربیان و پیگیری مصوبات و اقدامات ضروری است.
موارد ضروری برای نوشتن صورتجلسه ی انجمن اولیا و مربیان:
- عنوان: در ابتدای صورتجلسه، عنوان جلسه، تاریخ و ساعت برگزاری آن، و مکان برگزاری جلسه باید قید شود.
- حاضرین: نام و نام خانوادگی اعضای حاضر در جلسه باید ذکر شود.
- غیابین: در صورت غیبت هر یک از اعضا، نام و نام خانوادگی آنها باید ذکر شود.
- دستور جلسه: موضوعات مورد بحث در جلسه باید به طور خلاصه و واضح ذکر شود.
- مباحث مطرح شده: مباحث مطرح شده در خصوص هر یک از موضوعات دستور جلسه باید به طور خلاصه و دقیق ذکر شود.
- تصمیمات اتخاذ شده: تصمیمات اتخاذ شده در خصوص هر یک از موضوعات دستور جلسه باید به طور واضح و گویا ذکر شود.
- اقدامات: اقداماتی که باید توسط هر یک از اعضا یا مسئولین مربوطه انجام شود باید به طور مشخص ذکر شود.
- زمان‌بندی: زمان‌بندی انجام اقدامات باید مشخص شود.
- موارد بعدی: در صورت وجود موضوعاتی که به جلسه ی بعد موکول شده است، باید ذکر شود.
- امضاء: صورتجلسه باید توسط رئیس و منشی جلسه امضاء شود.
نکاتی برای نوشتن صورتجلسه ی انجمن اولیا و مربیان:
- صورتجلسه باید به طور خلاصه و دقیق نوشته شود.
- از به کار بردن جملات طولانی و پیچیده خودداری کنید.
- از اصطلاحات تخصصی که برای همه ی اعضا قابل فهم نیست استفاده نکنید.
- تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه را به طور دقیق ذکر کنید.
- نام و نام خانوادگی اعضای حاضر و غایب را به طور صحیح بنویسید.
- مصوبات و اقدامات را به طور واضح و گویا ذکر کنید.
- زمان‌بندی انجام اقدامات را مشخص کنید.
- صورتجلسه را به طور مرتب و خوانا بنویسید.
- از غلط املایی و نگارشی در نوشتن صورتجلسه خودداری کنید.
- پس از اتمام جلسه، صورتجلسه را به اعضای حاضر و غایب ارسال کنید.
نمونه‌ای از صورتجلسه ی انجمن اولیا و مربیان:
عنوان: صورتجلسه ی بیستمین جلسه ی انجمن اولیا و مربیان آموزشگاه [نام آموزشگاه]
تاریخ: 1403/03/15
ساعت: 15:00 تا 17:00
مکان: دفتر آموزشگاه [نام آموزشگاه]
حاضرین:
- [نام و نام خانوادگی رئیس انجمن] - رئیس انجمن
- [نام و نام خانوادگی منشی انجمن] - منشی انجمن
- [نام و نام خانوادگی سایر اعضای حاضر]
غیابین:
- [نام و نام خانوادگی غایبین]
دستور جلسه:
- بررسی عملکرد انجمن در سال تحصیلی جاری
- برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های تابستانی دانش‌آموزان
- بحث و تبادل نظر در خصوص مسائل آموزشی و پرورشی دانش‌آموزان
مباحث مطرح شده:
موضوع 1: بررسی عملکرد انجمن در سال تحصیلی جاری
- در این خصوص، رئیس انجمن گزارشی از فعالیت‌های انجام شده توسط انجمن در طول سال تحصیلی ارائه کرد.
- اعضای انجمن به بحث و تبادل نظر در خصوص عملکرد انجمن پرداختند و پیشنهادات خود را برای ارتقای عملکرد انجمن در سال تحصیلی آینده ارائه کردند.
موضوع 2: برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های تابستانی دانش‌آموزان
- در این خصوص، معاون پرورشی آموزشگاه گزارشی از برنامه‌های پیشنهادی برای فعالیت‌های تابستانی دانش‌آموزان ارائه کرد.
- اعضای انجمن به بحث و تبادل نظر در خصوص برنامه‌های پیشنهادی پرداختند و نظرات خود را برای بهبود این برنامه‌ها ارائه کردند.
https://sadeto.com/?p=15313&ref=1
